Warum Unternehmen Dynamics 365 mit SharePoint Online integrieren

Full-Text Search innerhalb von Dokumenten war ein essentieller Grund für die Entscheidung eine SharePoint Dynamics 365 Integration umzusetzen. Doch nun bietet Dynamics 365 anhand des Relevance Search Features die Full-Text Search Funktionalität für Anwender an. Bedeutet das, dass die SharePoint Integration hinfällig wird?

Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, warum Unternehmen sich dazu entschieden haben, SharePoint als Dokumentenablage und Kollaborationsplattform für Dynamics 365 zu benutzen:

Dokumentenmanagement Funktionalitäten

Funktionen, wie die Freigabe von Dokumenten, Verschlagwortung der Dokumente, einer Versionshistorie und parallele Bearbeitungsmöglichkeit der Dokumente sind in SharePoint jedoch nicht in Dynamics 365 möglich.

Kosten

SharePoint bietet günstigeren Speicherplatz und geringere Lizenzkosten als Dynamics 365. Die Integration von SharePoint mit Dynamics 365 ermöglicht es dem Benutzer, an Dynamics 365 relevanten Dokumenten zu arbeiten, ohne eine Dynamics 365-Lizenz zu besitzen.

Technische Limitierungen

Dynamics 365 wurde nicht für große Datenmengen entworfen und ist daher nicht die optimale Lösung für das Management von großen Datenvolumen.

Da die oben genannten Kriterien bei jedem Unternehmen unterschiedlich gewichtet sind, haben wir die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammengefasst. Folgende Tabelle stellt Dynamics 365 und SharePoint aus der Sicht der Kosten, Limitierungen und Dokumentenmanagementfunktionalitäten gegenüber.

Dynamics 365SharePoint Online
Kosten & Limitierungen
Zusätzliche Erweiterungskosten pro GB9,95 €/GB0,19 €/GB
Lizenzkosten pro Benutzer97,00 €/Monat4,20 €/Monat
Freies Datenvolumen10 GB + 2,5 GB pro User (max. bis 1.000 GB)1.000 GB + 10 GB pro User
Max. Dokumentengröße128 MB15 GB
Max Datenvolumen200 GB1TB (erweiterbar bis 25 TB)
Dokumentenmanagement
VersionierungNeinJa
Freigabe der Dokumente für andere MitarbeiterNeinJa
Suche nach DokumentenJa (nur mit Dynamics 365 und zusätzlich
aktiviertem Relevance Search Feature)
Ja
Verschlagwortung der DokumenteNeinJa
Gleichzeitiges Arbeiten an gleichen DokumentenNeinJa

Quellen

Datum:

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