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Warum Unternehmen Dynamics 365 mit SharePoint Online integrieren

Datum: 01.02.2019

Full-Text Search innerhalb von Dokumenten war ein essentieller Grund für die Entscheidung eine SharePoint Dynamics 365 Integration umzusetzen. Doch nun bietet Dynamics 365 anhand des Relevance Search Features die Full-Text Search Funktionalität für Anwender an. Bedeutet das, dass die SharePoint Integration hinfällig wird?

Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, warum Unternehmen sich dazu entschieden haben, SharePoint als Dokumentenablage und Kollaborationsplattform für Dynamics 365 zu benutzen:

Dokumentenmanagement Funktionalitäten

Funktionen, wie die Freigabe von Dokumenten, Verschlagwortung der Dokumente, einer Versionshistorie und parallele Bearbeitungsmöglichkeit der Dokumente sind in SharePoint jedoch nicht in Dynamics 365 möglich.

Kosten

SharePoint bietet günstigeren Speicherplatz und geringere Lizenzkosten als Dynamics 365. Die Integration von SharePoint mit Dynamics 365 ermöglicht es dem Benutzer, an Dynamics 365 relevanten Dokumenten zu arbeiten, ohne eine Dynamics 365-Lizenz zu besitzen.

Technische Limitierungen

Dynamics 365 wurde nicht für große Datenmengen entworfen und ist daher nicht die optimale Lösung für das Management von großen Datenvolumen.

Da die oben genannten Kriterien bei jedem Unternehmen unterschiedlich gewichtet sind, haben wir die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammengefasst. Folgende Tabelle stellt Dynamics 365 und SharePoint aus der Sicht der Kosten, Limitierungen und Dokumentenmanagementfunktionalitäten gegenüber.

Dynamics 365 SharePoint Online
Kosten & Limitierungen
Zusätzliche Erweiterungskosten pro GB 9,95 €/GB 0,19 €/GB
Lizenzkosten pro Benutzer 97,00 €/Monat 4,20 €/Monat
Freies Datenvolumen 10 GB + 2,5 GB pro User (max. bis 1.000 GB) 1.000 GB + 10 GB pro User
Max. Dokumentengröße 128 MB 15 GB
Max Datenvolumen 200 GB 1TB (erweiterbar bis 25 TB)
Dokumentenmanagement
Versionierung Nein Ja
Freigabe der Dokumente für andere Mitarbeiter Nein Ja
Suche nach Dokumenten Ja (nur mit Dynamics 365 und zusätzlich
aktiviertem Relevance Search Feature)
Ja
Verschlagwortung der Dokumente Nein Ja
Gleichzeitiges Arbeiten an gleichen Dokumenten Nein Ja

Arthur Neufeld

Arthur Neufeld

SharePoint Lösungsarchitekt

Microsoft Certified SharePoint Master

arthur.neufeld@collabstack.de

Cagdas Davulcu

Cagdas Davulcu

SharePoint Lösungsarchitekt

Buchautor

cagdas.davulcu@collabstack.de

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