CollabStack’s S.T.O.P.-Prinzip: Coronavirus zum …

CollabStack’s S.T.O.P.-Prinzip: Coronavirus zum S.T.O.P. bringen?

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Auf Grund der aktuellen Krise stellt sich die Frage, wie kann der Arbeitsalltag ohne Probleme von Zuhause geregelt werden?

Die Lösung dafür nennt sich S.T.O.P.:

S- SharePoint
T- Teams
O- OneDrive
P- Planner

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Homeoffice als STOP zum Coronavirus (COVID-19)

Der rasche Wechsel aus den gewohnten Büroräumen ins Homeoffice kann nicht für jeden problemlos ablaufen. Die Auslastung von Kollaborationsplattformen steigt stetig an, Kinder befinden sich nun auf Grund von Ausfallen der Schulen und Kitas ganztägig zuhause und müssen demnach betreut werden. Sie können zum STOP der Virusausbreitung beitragen in dem Sie zuhause bleiben und von Zuhause arbeiten solange es Ihr Beruf natürlich möglich macht. Die ungewohnte Arbeitsumgebung muss erst verinnerlicht werden, das heißt erst wenn sich die Arbeitsbedingungen normalisieren und die Anforderungen dementsprechend gedeckt sind ist es möglich produktiv zu arbeiten. Mit dem STOP-Prinzip von CollabStack lässt sich das einfach und bequem realisieren.

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SharePoint als zentrale Datenablage und interne Informationsquelle

Ein wichtiger Punkt ist das Dokumentenmanagement, dafür ist SharePoint die perfekte Lösung. Alle Dokumente lassen sich zentral ablegen und sind online vom Computer oder Smartphone abrufbar. Benötigte Daten lassen sich dank der SharePoint Suche und Verschlagwortung leicht finden und aufrufen. Hierbei können Sie ein Berechtigungskonzept verfolgen und selbst sicher stellen welchem Teammitglied welche Informationen und Dokumente zur Verfügung stehen. Außerdem können versionierte Dokumente freigegeben werden um somit ohne große Probleme, Änderungen an Dateien nachvollziehbar und nachsehbar zu machen. Dies erleichtert das Wiederherstellen von überschriebenen Daten für alle Nutzer.

Als zusätzlichen Punkt lässt sich SharePoint als Intranet nutzen. Es ist notwendig alle seine Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten besonders in einer Krisenzeit wie dieser. Um wichtige Informationen an alle Mitglieder und Abteilungen zu bringen, lassen sich Elemente wie Newsletter, Blogs, Wikis und Termineinträge überschaubar in SharePoint darstellen.

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Teams als zentraler Kommunikationspunkt

Seinen Arbeitskollegen im Büro zu rufen oder kurz den Raum zu wechseln, um den direkten Kontakt zu suchen wird durch die Verlegung ins Homeoffice leider nicht mehr umsetzbar sein. Um Abhilfe zu schaffen bietet sich Microsoft Teams dafür sehr gut an. Durch den Teams Chat ist es möglich mit einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen zu kommunizieren. Auch die gleichzeitige Kommunikation mit dem ganzen Unternehmen lässt sich ermöglichen. Außerdem können Meetings somit auch weiterhin abgehalten werden, ob spontan per Audio- oder Videoanruf oder geplantem Besprechungseintrag in Teams, spielt hierbei keine Rolle. Eine Besprechung wird im Kalender angezeigt und die eingeladenen Mitarbeiter können per Mausklick teilnehmen.

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OneDrive als Cloudspeicher

In OneDrive können Dokumente gesammelt und für Teammitglieder freigegeben oder per Link geteilt werden. Die hochgeladenen Dateien lassen sich problemlos in den selbstangelegten Ordnerstrukturen bearbeiten und in SharePoint synchronisieren. Hierbei können nicht nur einzelne Dateien, sondern die kompletten Ordnerstrukturen für die Mitarbeiter freigegeben werden, um online gemeinsam daran zu arbeiten. Das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument ist nicht nur über die direkte Applikation, wie z.B. Microsoft Word, sondern auch über die Browservariante möglich. Somit können alle berechtigten Mitarbeiter gleichzeitig Dokumente bearbeiten und sich die veränderten Inhalte und die teilnehmenden Mitglieder in Echtzeit anzeigen lassen.

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Planner als Aufgabenmanager

In dem Microsoft Planner in MS Teams und SharePoint integriert werden kann lassen sich Projekte einfach von zuhause steuern. Für die jeweiligen Mitarbeiter und Abteilungen lassen sich damit Aufgabenlisten inklusive Zeitplan erstellen. Dadurch kann eine zentrale Planung der anfälligen Aufgaben und Tätigkeiten überschaubar für jeden dargestellt und nachvollzogen werden.

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