Herausforderungen bei der totalen Kontrolle von …

Herausforderungen bei der totalen Kontrolle von Microsoft Teams durch die IT-Abteilung

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In unseren Fallstricken zur Einführung von Microsoft Teams stellen wir Ihnen unsere gesammelten Kundenerfahrungen und Empfehlungen zu möglichen Problemen vor.

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Knüpfen wir an das vorherige Szenario (Unbewusste Einführung von Microsoft Teams) an und gehen davon aus die Teams Einführung fand durch die Standard-User selbst statt. Um weitere Problemstellungen zu vermeiden blockiert die IT-Abteilung darauf die Teams Raum-Erstellung für Standard-User. Somit gerät die IT-Abteilung in die volle Kontrolle und muss sich nun um alle Teams Raum-Erstellungen selbst kümmern.

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Nicht standardisierte Benutzeranfragen erzeugen IT-Workload

Da das Unternehmen MS Teams nun aktiv im Einsatz hat freunden sich die Mitarbeiter immer mehr damit an. Die Benutzer möchten auch weiterhin damit arbeiten und Ihre Projekte in Teams abbilden. Jetzt muss jedoch jede Erstellung eines Teams Raumes per E-Mail bei der IT angefragt werden. Die nicht standardisierten Benutzeranfragen erzeugen damit einen extra Workload bei der IT-Abteilung.

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Aus unseren Erfahrungen stellt sich heraus, sobald die Benutzer eingeschränkt werden und ihre Flexibilität verlieren schwindet auch die Akzeptanz an einer neuen Lösung. Hierbei ist es auch nicht gerade vorteilhaft, wenn Erstellungs- und Bearbeitungsprozesse für die Teams Räume zusätzlich Zeit in Anspruch nehmen.

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Unsere Empfehlung hierfür ist es ein Governance und Compliance Konzept zu erarbeiten und zu definieren welche Benutzer unter welchen Kriterien Teams Räume erstellen dürfen. Außerdem sollte ein standardisiertes Bedarfsformular für die Teams Raumerstellungsanfragen konzipiert werden.

Welche Folgen treten auf, wenn sich die IT-Abteilung allein um alle Probleme kümmert?

Die IT-Abteilung muss sich um die Auswertung der Formulare kümmern und die Endnutzer verstehen. Die IT muss auch analysieren wann und warum ein Bedarf für einen neuen Teams Raum besteht. Daraufhin wird die Erstellung der Teams Räume komplett selbst in die Hand genommen und der damit zusammenhängende Aufwand immer größer.

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Notwendige Automatisierungslösung für die Erstellung der Teams Räume

Nach dem die IT-Mitarbeiter versuchen alle Teams-Räume für ein 1000 Mann Unternehmen händisch zu erstellen, folgt die Schlussfolgerung, dass dafür zu viel Zeit investiert wird. Dieses Vorgehen bringt einen so hohen Betriebsaufwand mit sich, dass Sie sich überlegen selbst eine Automatisierungslösung für die Erstellung der Teams Räume zu entwickeln. Dafür muss jedoch die nötige Kompetenz im Unternehmen vorhanden sein.


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Notwendige Kompetenz

Azure Dienste wie Azure Web Apps, Azure AD, Graph, MS Teams, SharePoint, PowerShell (Grundsätzlich Office 365) ist eine Plattform, die sich die ganze Zeit weiterentwickelt. Dementsprechend muss die IT für so ein Vorhaben immer mit allen Neuigkeiten vertraut sein, um die anstehenden Änderungen an die im Haus entwickelte Lösung übertragen zu können.

Aus unseren Erfahrungen werden Ab 100 Teams Räumen automatisierte Bereitstellungsmechanismen mit Genehmigungsworkflows in Einsatz genommen. Die Umsetzung einer Lösung beträgt nicht selten um die 300 Personentage.

Falls Sie sich entscheiden eine Automatisierungslösung selbst zu entwickeln beachten Sie folgendes!

Die Genehmigungen sollten nicht von der IT-Abteilung durchgeführt werden, sondern von internen Verantwortlichen, diese sollen die Genehmigungsanfragen überprüfen und bestätigen. Die Verantwortlichen bringen dann das entsprechende Fachwissen mit und können dadurch entscheiden, ob die Teams Raum Erstellung notwendig ist oder nicht. So können Duplikate und ein Wildwuchs von Teams-Räumen besser verhindert werden. Mit diesem Ansatz soll die Last der Genehmigungen auf die einzelnen Fachabteilungen übertragen werden.

Unsere Empfehlung hierfür ist jedoch auf eine schon vorhandene Lösung zurückgreifen, da der Aufwand für die interne Entwicklung in keinem Verhältnis dazu steht. Um die Ansätze der Erstellung von Teams-Räumen zu verdeutlichen können Sie gerne einen Blick auf unsere Teams Center Lösung werfen.

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