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Herausforderungen bei einer fehlenden Standardisierung der MS Teams Räume

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In unseren Fallstricken zur Einführung von Microsoft Teams stellen wir Ihnen unsere gesammelten Kundenerfahrungen und Empfehlungen zu möglichen Problemen vor. In diesem Beispiel erläutern wir was geschieht sobald den Mitarbeitern die Teams-Raum Konfiguration entweder verboten oder gestattet wird.
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IT erlaubt/blockiert die Teams-Raum Konfiguration für Standarduser

Sobald die IT-Abteilung den Mitarbeitern die Erstellung von Kanälen & Tabs erlaubt, geht die Möglichkeit einer Standardisierung verloren da dadurch jeder Teams Raum eine andere Struktur erhält. Ohne eine geregelte Struktur sind die Teams Räume auch nicht mehr Updatefähig. Da sich alle Team Mitglieder in den nicht standardisierten Teams Räumen jeweils neu wiederfinden müssen sinkt die Produktivität. Auf der anderen Seite kann es vorkommen, dass die Plattform an Akzeptanz verliert sobald die Teams-Raum Konfiguration eingeschränkt oder verboten wird. Denn in MS Teams werden die Zusammenarbeit und die Diskussionen durch Kanäle & Tabs kategorisiert.

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Changemanagement Prozess

Nach unserer Erfahrung versuchen Unternehmen in solchen Fällen mehrere Abstimmungen mit internen Fachabteilungen zu vereinbaren und die Anforderungen zur Standardisierung der Teams Räume aufzunehmen. Das bedeutet meistens ein Changemanagement Prozess und User Adoption für die Unternehmen. Manche Unternehmen nehmen sich Zeit und definieren die Anforderungen. Auf Basis dieser Anforderungen wird zuerst kategorisiert, welche Teams Raumtypen im Unternehmen bestehen sollen. Dann werden die Unterkategorien der Raumtypen definiert und durch Templating Mechanismen an den Endnutzer angeboten. Dadurch sind die Endnutzer in der Lage über ein Tool die Teams Räume zu beantragen.

Teams Räume könnten wie folgt definiert werden:

  • Projekt Räume:
    - Abteilungs-Projekt
    - Kunden-Projekt
    - Change Management-Projekt
    - Engineering-Projekt
    - IT-Projekt
  • Abteilungs-Räume
  • Community Räume

Manche Unternehmen nehmen sich keine Zeit und definieren nur einen Team Raum Typ aus Not und Zeitmangel (COVID-19). Dann stellen Sie den Teams Raum den Endnutzern zur Verfügung. Die Konzeptionsarbeiten werden nachträglich gemacht und die Teams Räume werden nachträglich geupdatet.

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Suchfunktion versteht die Prozesse und Struktur nicht

Sobald die Fachabteilung sich bei der IT beschwert, dass ihre Dokumente durch die Suche nicht gefunden werden können ist klar, dass die Suchfunktionalität an die neuen Teams Strukturen angepasst werden muss. Durch eine unvollständige Suche verlieren die Mitarbeiter immer mehr Zeit für das Auffinden ihrer gewünschten Dateien. Das bedeutet es wird ein extra Search Portal für die abgelegten Dokumente in MS Teams benötigt.

Auswahl einer Templating Lösung

Wir empfehlen die Nutzung einer Templating Lösung. Auf Grund der Komplexität der Umsetzung von Templating Lösungen ist es vorteilhaft, auf dem Markt auf bereits vorhandene Lösungen zurückzugreifen, um interne Kosten und Aufwände zu reduzieren. Das Know-How von Templating Lösungen intern zu erarbeiten kann sehr zeitaufwendig sein. Außerdem sollte bei der Auswertung der Lösungen berücksichtigt werden, dass die Lösungen Massenupdates und eine Versionierung der Teams Räume unterstützen.

Der Vorteil einer Templating Lösung ist, dass die Dokumente durch die Default Spalten Werte in SharePoint automatisch verschlagwortet werden. Auf der Basis der Verschlagwortung kann die Suchfunktionalität auf unterschiedlicher Art und Weise zur Verfügung gestellt werden. (Personal Search App in Teams oder SharePoint Search Portal für die Teams Dokumente)

Bevor ein Search Portal und ein Verschlagwortung-mechanismus vorbereitet wird, sollte die bestehende Ablagestruktur und Informationsarchitektur analysiert und die Optimierungspunkte identifiziert werden. Danach soll die Informationsarchitektur zur Verbesserung der Suche erweitert werden. Außerdem sollte man die „Managed Paths“ benutzen, um die Dokumente in Teams besser suchen zu können. Die Managed Paths der Teams Räume können in den Teams Templates eingegeben werden.

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