Was muss vor dem Einsatz der Microsoft Standard …

Was muss vor dem Einsatz der Microsoft Standard Dynamics 365 SharePoint Integrationslösung beachtet werden?

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Microsoft bietet standardmäßig eine Integrationslösung von Dynamics 365 mit SharePoint an, welche innerhalb von Minuten realisiert werden kann, ohne dass dafür zusätzliche Lizenzkosten entstehen. Eine individuelle Lösung ist dadurch nicht notwendig.

Allerdings deckt die Microsoft Dynamics 365 Standard Lösung leider entscheidende Aspekte nicht ab. Im Folgenden möchten wir auf die aus unserer Sicht wichtigsten Aspekte eingehen.

Microsoft Standard LösungIndividuele Lösung
Ablagestruktur
OrdnerJaJa
DokumentenmappeNeinJa
Site CollectionNeinJa
Sub SiteNeinJa
Anpassbarkeit
Anpassung der AblagestrukturSehr eingeschränktJa
Workspace BrandingNeinJa
Individuelle NamenskonventionNeinJa
Dokumentenablage
Ablage der Dynamics 365 AnhängeNeinJa
Ablage der EmailsNeinJa
Verschlagwortung der DokumenteManuellAutomatisch
MetadatensynchronisationNeinJa
BerechtigungssynchronisationNeinJa
SkalierbarkeitManuellAutomatisch
ErweiterbarkeitNeinJa

Ablagestruktur

Microsoft Dynamics 365 Standard bietet gewisse Möglichkeiten zur Beeinflussung der Ablagestruktur.

Ablagestruktur auf Basis der Ordner:

Bei der Standard Microsoft Integrationslösung werden Dynamics 365 Einträge als Ordner abgebildet. Das bedeutet, dass jeder Datensatz einer Dynamics 365-Entität als Ordner in SharePoint angelegt wird (Ein Ordner pro Entitätsinstanz). Obwohl es einen guten Eindruck macht die Ablagestruktur auf Basis von Ordnern abzubilden, merkt man es schnell, dass durch die verschachtelte Strukturierung Unübersichtlichkeit entsteht. Eine einfache Navigation durch die verschiedenen Ebene und Ordner ist somit nur bedingt möglich. Bei der Standard Microsoft Integrationslösung sind ohne verfügbare Alternativen nur Ordner als Ablagebaustein unterstützt.

Dokumentenmappe:

Eine Dokumentenmappe ist eine Gruppe von ähnlichen Dokumenten, die als einzelne Einheit verwaltet werden können. Eine andere Funktionalität der Dokumentenmappen ist, dass sie Metadaten enthalten können (So gesehen Ordner mit Metadaten). Außerdem haben die Dokumentenmappen den Vorteil, dass die Dokumente, die unter einer Dokumentenmappe liegen, die Metadaten der höher liegenden erben können. Die Standard Microsoft Integrationslösung bietet leider keine Möglichkeit Dokumentenmappen pro Entität anstatt Ordner anzulegen.

Site Collection oder Sub Site:

Auch das Anlegen von einer Site Collection oder einer Site pro Entität wird von der Dynamics 365 Standard Integration nicht unterstützt. Jedoch kann das Anlegen einer Site pro Projekt oder pro Account je nach Unternehmen sehr sinnvoll sein. Diese würde es ermöglichen komplexere Szenarien in SharePoint abzubilden. Durch Sub Sites können die Parent-Child Beziehungen feingranularer mit komplexeren Berechtigungsstrukturen abgebildet oder Workflows innerhalb von Sub Sites definiert werden. Sub Sites ermöglichen stärkere eine Isolierung der Datensätze in SharePoint, wie alle Informationen eines Accounts in einer Sub Site gespeichert werden können. Jedoch bietet die Microsoft Integrationslösung leider keine Zuordnung der Entitäten als Sub Site in SharePoint an.

Anpassbarkeit

Ein anderer Punkt, der von der Standard Integration nicht unterstützt wird, ist die Anpassbarkeit der Ablagen in SharePoint. Wie wir erwähnt haben hat man in SharePoint mehrere Optionen, welche Objekte als Ablage benutzt werden können: Ordner, Dokumentenmappe oder Sub Site. Dadurch entstehen häufig ähnliche Anforderungen, wie z. B. die Anpassung der Ansichten der Dokumentenbibliotheken-, Startseite einer Sub Site, WelcomePage einer Dokumentenmappe. Wenn diese Anforderungen in Frage kommen, dann ist leider die Antwort eine individuelle Lösung.

Dokumentenablage und Verschlagwortung der Dokumente

Man benötigt unterschiedliche Arten und Weisen der Dokumentenablage in Dynamics 365 SharePoint Integrationslösungen:

  • Ablegen der Dynamics 365 Anhänge in SharePoint
  • Ablegen der Dynamics 365 E-Mails in SharePoint
  • Ablegen der automatisch generierten Dokumente in SharePoint durch Dynamics 365 Plug-Ins

Die Dokumentenablege kann manuell oder automatisch stattfinden. Das bedeutet, dass in der Regel eine Schnittstelle benötigt, um die Dokumente automatisch in SharePoint abzulegen. Anhand der Microsoft Standard Integration kann man die Dokumente nur manuell anlegen.

Das Ablegen der E-Mail Anhänge ist ebenso ein häufig angefragtes Thema, welches in der Standard Lösung nicht inkludiert ist. Durch die Ablage der Dynamics 365 E-Mails in SharePoint bietet sich der Vorteil, die Stärke der SharePoint Suche nutzen zu können. Die SharePoint Suche kann die E-Mail-Inhalte und die Anhänge indizieren und sie suchbar machen.

Meistens reicht es nicht aus, die Dokumente ohne Metadaten anzulegen. Aus diesem Grund benötigen die Fachabteilungen oft Dokumente mit einer vordefinierten Informationsstruktur, um Metadaten abzulegen. Um die Funktionalität mit Microsoft Standard bereitzustellen ist eine manuelle Aktion nötig. Außerdem existiert keine Schnittstelle um die Dokumente mit Metadaten automatisch abzulegen.

Berechtigungssynchronisation

Man muss beachten, dass bei einer Ausgliederung von Dokumenten auf SharePoint die Zugriffsberechtigungen von Dynamics 365 nicht an SharePoint übertragen werden. Die Berechtigungsstrukturen müssen manuell in SharePoint eingestellt und aktualisiert werden. Dies erzeugt oft untragbare Administrationskosten sowie hohe Risiken und die Möglichkeit dass sich bei der manuellen Berechtigungseinstellung Fehler einschleichen.

Skalierbarkeit

Da man in dem Microsoft Standard nur sehr begrenzt auf die Ablagestruktur Einfluss nehmen kann, läuft man bei großen Datenmengen Gefahr in SharePoint Limitierungen zu erreichen. Daher empfiehlt es sich, vor dem Einsatz ein Ablagestrukturkonzept zu entwickeln und in diesem zu prüfen, ob der Microsoft Standard in Bezug auf die Datenmengen (Datenvolumen, Anzahl an Dokumenten und Ablageordnern) eingesetzt werden kann.

Erweiterbarkeit

Da die Microsoft Integrationslösung eine Black-Box Lösung ist, bietet sie keine Erweiterungsoptionen.

MS Teams Anbindung

Durch die neuen Microsoft Produkte haben Unternehmen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, wie Teams oder O365 Groups Integration. Die Möglichkeit der Integration besteht aktuell jedoch nicht.

Fazit

Wenn die Limitierungen der MS Standard Lösung nicht tragbar sind, steht einem der Weg offen eine Individuale/Maßgeschneiderte Lösung oder einzelne Lösungsbausteine abzubilden, die ein spezifisches Problem lösen. Allerdings muss hierbei beachtet werden, dass in diesem Fall Entwicklungs- und Betriebskosten entstehen werden.

Folglich ist der Einsatz der Microsoft Standard Integrationslösung empfehlenswert, wenn die Skalierbarkeit der Lösung für Sie nebensächlich ist und keine komplexe Berechtigungs- als auch Ablagestruktur benötigt werden.

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